Wybór biura rachunkowego – na co zwracać uwagę? Cz. 2

Wybór biura rachunkowego jest bardzo ważny. Przede wszystkim jeśli chcemy rozpocząć długotrwałą współpracę. Musimy do kwestii wyboru biura podejść naprawdę rozsądnie.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu świadczonych usług

Wybierając biuro rachunkowe pamiętaj, że odpowiedzialność za błędy w rozliczeniu z ZUS lub US ponosisz Ty jako podatnik. Z tego też powodu koniecznie musisz się zabezpieczyć. Znaleźć ubezpieczyciela i dowiedzieć się jakie przysługują Tobie prawa w przypadku popełnienia błędu.

Sprawdzaj legalność oprogramowania firmowego

Koniecznie sprawdź legalność oprogramowania z jakiego korzysta firma. Legalne musi być nie tylko oprogramowanie związane bezpośrednio z księgowością, ale także wszelkie pakiety biurowe. Jeśli firma pracuje w oparciu o dobre programy pracuje szybciej i wydajniej. Problemy związane z nielegalnym oprogramowaniem może wpływać na bezpieczeństwo dokumentów klienta.

Wybór biura rachunkowego – na co zwracać uwagę? Cz. 1

Chcesz wybrać dobre biuro rachunkowe? Czym kierować się przy wyborze?

Zazwyczaj klienci poszukujący biura rachunkowego przede wszystkim biorą pod uwagę cenę usług – jest to niestety podstawowy błąd. Liczy się jakość usług oraz bezpieczeństwo. Ważny jest też przepływ informacji – jasny i przejrzysty. Osoby, które rezygnują z usług biura rachunkowego najczęściej jako powód podają brak dobrego kontaktu na linii klient – biuro rachunkowe.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest, aby dokumentacja była dobrze wypełniona. Ważna jest jednak efektywność i sprawność realizowanych usług. Firma powinna mieć dostęp do wszelkich danych i informacji – zmian w przepisach.

Prowadzenie ksiąg podatkowych – uprawnienia

Sprawdź koniecznie uprawnienia do prowadzenia działalności księgowej bądź doradczej.

Zgodnie z Ustawą z dnia 5 lipca 1996 O doradztwie podatkowym oraz Ustawą z dnia 29 września 1994 O rachunkowości, certyfikaty, bądź licencje uprawniające do usługowego prowadzenia Ksiąg Rachunkowych są dokumentem imiennym. Sprawdź, czy osoba, która bezpośrednio zajmuje się prowadzeniem księgowości twojej firmy (lub je nadzoruje) posiada wymagane uprawnienia. Do niedawna tylko uprawniona do tego osoba mogła prowadzić księgi podatkowe, bądź świadczyć usługi doradztwa podatkowego. Obecnie prowadzić księgi może także osoba bez uprawnień zawodowych, pod nadzorem osoby uprawnionej.

Wybierając biuro rachunkowe przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na:

  • Czy dana firma współpracuje z certyfikowanymi doradcami podatkowymi
  • Ile w firmie jest osób, które posiadają niezbędne certyfikaty
  • Ile osób jest odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg firmowym
  • Jakie uprawnienia i certyfikaty posiada osoba, która obsługuje Twoją firmę

Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego z klientem?

Każda praca wykonywana na rzecz klienta przez biura rachunkowe powinna być zapisana w postaci umowy. Każde biuro może mieć swój wzór umowy.

Każda umowa powinna zawierać: zakres usług, wysokość wynagrodzenia, obowiązki i prawa każdej ze stron. Musi też brać pod uwagę termin zakończenia realizacji usług. Zazwyczaj biuro rachunkowe ma swój własny szablon umowy, który odpowiednio dostosowuje do konkretnej współpracy. W każdym zapisie powinny widnieć także informacje dotyczące załatwiania wszelkiego rodzaju sporów i niejasności.

Jak określić strony umowy?

Koniecznie trzeba określić strony umowy i zakres obowiązków. Przy jednoosobowej działalności jest to zazwyczaj proste – przy dużym przedsiębiorstwie mogą pojawić się trudności. Dokładnie należy określić kto jest przedstawicielem firmy i jakie prawa jego dotyczą. W umowie powinny być zawarte także wszelkie dane identyfikacyjne biura rachunkowego.

Praca na rzecz spółki i wspólników

W umowie trzeba określić dokładnie zakres usług. Często firmy oczekują od biura rachunkowego obsługi spraw firmowych oraz prywatnych – wszystko to trzeba zawszeć w umowie. Dokładnie trzeba ustalić kto ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy związane z rozliczeniem PIT.